Il mondo dell’imprenditoria digitale si muove così velocemente che può diventare complicato stare al passo con i tempi e trovare personale capace di gestire i diversi aspetti del business online. Sempre più spesso si sente parlare di “smart working”, ma per riuscire a gestire il “lavoro agile” è necessaria un’organizzazione diversa da quella di un’azienda classica.

Un ufficio tradizionale con impiegati che lavorano dalle 9 alle 5 è spesso inefficace per un ecommerce che vende in diverse parti del mondo o si appoggia a servizi di fornitura e spedizioni distanti. Al contempo aprire più filiali potrebbe rivelarsi economicamente insostenibile, in particolare nei primi anni di attività.

Come può, quindi, un’impresa digitale gestire il suo business e far felici i suoi clienti? La soluzione è lo smart working. In questo articolo andremo a vedere le ragioni per cui gli imprenditori dovrebbero adottare questo modello organizzativo e mostreremo come muoversi per costruire un team capace di lavorare in remoto.

Il tuo business è pronto per lo smart working?

L’era in cui la maggior parte degli impiegati di un’azienda lavorava nello stesso edificio si sta avvicinando al termine. Tecnologia, globalizzazione, il costo sempre crescente dei trasporti e delle proprietà immobiliari, hanno dato il colpo di grazia agli spazi di lavoro fisici. Per molte attività è arrivato il momento di abbandonare gli orari fissi, eliminare le politiche aziendali, i meeting senza fine e i cubicoli senz’anima. È il momento di dare il benvenuto allo smart working e a una nuova categoria di lavoratori.

I software per la collaborazione in remoto, i sistemi basati sul cloud, e le connessioni wireless hanno reso possibile lavorare da qualsiasi posizione. Spesso con lo smart working vediamo anche un aumento della produttività dato dalla riduzione delle tempistiche legate alla necessità di recarsi in ufficio, oltre che dal fatto che le persone lavorano nei luoghi che trovano più stimolanti.

Proprio questo aumento della produttività ha spinto le aziende più all’avanguardia ad aggiornare il proprio comparto tecnologico per consentire ai dipendenti di lavorare da remoto almeno qualche giorno al mese. Purtroppo non tutte le attività sono adatte allo smart working. Pensiamo alle industrie manifatturiere o del settore alimentare, ma non solo.

5 domande da porsi prima di assumere in remoto

Ecco cinque domande da porsi per capire se sia possibile appoggiarsi a un team in remoto:

  1. La tua azienda fa già utilizzo di collaboratori esterni che lavorano a distanza?
  2. Impiegate già forme di lavoro digitale? Ad esempio: i documenti e i file grafici sono salvati in cloud?
  3. Trovare del personale a livello locale si sta rivelando una sfida?
  4. Gli impiegati hanno cominciato a chiedere di lavorare da remoto?
  5. Siete preparati ad assecondare sia queste richieste sia quelle degli impiegati che, al contrario, non sono a loro agio all’idea di lavorare da remoto?

Se hai risposto di sì a queste domande è tempo di impegnarsi seriamente per capire come integrare il lavoro da remoto nella tua azienda.

Quali sono i settori più adatti per lo smart working?

I settori più adatti per l’applicazione dello smart working sono:

  • medicina e salute;
  • servizio clienti;
  • amministrazione;
  • vendite;
  • software e tecnologia;
  • pubblicità;
  • istruzione e formazione;
  • accounting e finanza;
  • ecommerce.

Tutti gli strumenti necessari per integrare lo smart working sono pronti e disponibili online. Alcuni sono persino gratuiti, ma anche quelli a pagamento hanno un prezzo ridicolo rispetto a quello che costa tenere in piedi un ufficio.

Smart working: gli strumenti utili per migliorare la produttività

smart working

Smart working: quali sono i software essenziali?

Quali sono gli strumenti più utili per gestire il lavoro da remoto con gli stessi vantaggi del lavoro in ufficio? Andiamo a vedere i software più utilizzati dagli imprenditori digitali per comunicare, gestire i progetti e accedere alle risorse.

Per la comunicazione all’interno del team

  • Slack: è una piattaforma che trova ampio utilizzo presso le compagnie di tutto il mondo grazie al fatto che permette ai membri di un team di scambiarsi messaggi, telefonate e file nello stesso spazio.
  • Skype: un’applicazione gratuita eccellente per chat e videochiamate, anche tra più persone in contemporanea.

Per i meetings

  • Zoom: una piattaforma per le videoconferenze con la quale è possibile sia mostrare tutti i partecipanti che avere conversazioni faccia a faccia.

Per il Project Management

  • Trello: altamente personalizzabile, Trello offre uno spazio per caricare i progetti su una pagina personale, con possibilità di taggare altre persone per mostrare loro delle task specifiche. La sua peculiarità è che rende molto semplice lavorare sui progetti complessi attraverso le board che mostrano tutti i passi del processo.
  • Asana: simile a Trello per funzionalità, permette di gestire ogni fase di un progetto in modo indipendente attraverso la creazione di pannelli dedicati.

Storage e Sharing

I migliori programmi per custodire e condividere file sono quelli che tutti conosciamo: Google Drive e Dropbox. Google Drive è una piattaforma in cloud per documenti e file multimediali, mentre Dropbox offre la possibilità di custodire in sicurezza documenti, foto e video.

I benefici dello smart working per il business e gli imprenditori

Il vantaggio principale dell’integrazione dello smart working nella propria attività è la riduzione degli spazi e delle infrastrutture in generale. Spostando il lavoro in remoto, non c’è più bisogno di ampi uffici né di attrezzature. Insomma, c’è una sensibile riduzione della spesa riguardante tutti quei prodotti e servizi – dalla cancelleria all’elettricità – che sono necessari per svolgere un lavoro d’ufficio.

Il risparmio relativo all’assenza di un ufficio, però, non è l’unico motivo per introdurre lo smart working nella propria attività. Tra gli altri benefici troviamo:

  • gli smart worker tendono ad essere più produttivi e in alcuni casi accettano salari più bassi a fronte della possibilità di lavorare da remoto;
  • è più facile assumere dei professionisti altamente specializzati pagandogli uno stipendio sostenibile per l’azienda;
  • un tasso di turnover più basso;
  • un aumento della produttività dovuto a un decremento delle assenze dal lavoro legate a fattori come la salute, i trasporti o la cura dei bambini;
  • la possibilità di assumere i migliori professionisti da tutto il mondo, senza doversi limitare a cercarli nella propria area geografica.

Assumere forza lavoro in smart working, ovviamente, non significa che non si presenterà mai nessun problema. È importante impostare degli indicatori delle performance sia per il management che per gli impiegati, in modo da controllare che tutti siano concentrati su obiettivi comuni. Attraverso questi indicatori sarà più facile condividere con il team i risultati, le aspettative e le scadenze fin dall’inizio.

Un altro modo per evitare problemi e incomprensioni è fissare dei meeting (ovviamente da remoto) a cadenza regolare in modo da discutere lo svolgimento del lavoro, gli eventuali ostacoli e gli obiettivi futuri.

La fiducia è un elemento fondamentale nello smart working, ma questo non significa che i professionisti non abbiano bisogno di essere indirizzati e supervisionati affinché ogni incarico sia completato per tempo.

I benefici dello smart working per i lavoratori

Dieci anni fa, per la maggior parte dei dipendenti lavorare da casa era un sogno, mentre passare ore sui mezzi pubblici o in macchina per raggiungere l’ufficio era la norma. Nel momento in cui le aziende hanno cominciato a integrare lo smart working nei loro processi di produzione, anche solo per qualche giorno alla settimana, si sono aperte una serie di nuove opportunità che hanno portato a una migliore qualità della vita per gli impiegati.

smart working ecommerce

I benefici dello smart working per chi lavora

L’obiettivo principale degli smart worker è raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Più nello specifico:

  • risparmiare tempo e soldi sui trasporti;
  • avere la libertà di scegliere con chi, come, quando e dove lavorare;
  • maggiore flessibilità e possibilità di passare più tempo con amici e famiglia;
  • miglioramento della qualità della vita in termini di salute e benessere grazie alla possibilità di cucinare e fare sport;
  • ambiente di lavoro più confortevole;
  • riduzione dello stress.

Le persone che fanno smart working già da qualche tempo segnalano inoltre che, per ottenere i migliori benefici dal lavoro in remoto, la capacità di programmare le scadenze e l’avere una struttura di supporto sono fondamentali.

D’altra parte, molti smart worker oggi non sono lavoratori dipendenti, ma professionisti a contratto che forniscono un servizio anche a più clienti. Essendo capi di se stessi, la disciplina e l’organizzazione sono skill fondamentali per gestire la routine quotidiana.

Lo smart working per un ecommerce vincente

Come abbiamo già detto, non tutte le attività presentano caratteristiche compatibili con lo smart working. Inoltre, non tutte le persone si trovano a proprio agio a lavorare in remoto per questioni di capacità, preferenze personali, tipo di attività.

Quando possibile però, la combinazione tra flessibilità in fatto di orari e la libertà di assumere personale qualificato da ogni parte del mondo senza compromettere la qualità del lavoro, è un connubio vincente per ogni business digitale. Per questo motivo, specie se gestisci un ecommerce con diversi canali di vendita, dovresti prendere in considerazione l’integrazione dello smart working per massimizzare l’efficienza, la produttività e la cura del cliente.

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