Lavorare da remoto, ce ne accorgiamo sempre di più ogni giorno che passa, ha i suoi vantaggi. Per l’azienda, che vede un notevole risparmio nei costi fissi. E per i dipendenti, che nella maggior parte dei casi si stanno scoprendo meno stressati e più produttivi. Tuttavia, gestire un team di lavoro da remoto non è tanto facile quanto si pensi. Si perde il contatto umano, e si rischia soprattutto di perdere quei momenti di creatività che nascono dallo scambio di idee e dalle interazioni giornaliere.
Ma non disperiamo. Lavorare da casa non significa necessariamente perdere tutti i vantaggi del rapporto umano. Con qualche accorgimento, infatti, si può riuscire in modo proficuo a gestire team di lavoro mantenendo tutti i vantaggi del lavoro da casa, senza perdere quelli del lavoro in presenza. In questa guida vi spiegheremo proprio come coordinare un gruppo di lavoro con spunti e suggerimenti per approfittare di questo momento particolare e trarne il meglio.
1. Procurarsi un buon tool gestionale
Sembra la banalità del secolo, eppure tutto comincia dal gestionale, perché di fatto diventerà l’unico luogo d’incontro del team di lavoro. Qualsiasi attività richiede una piattaforma con caratteristiche specifiche, ed è pertanto inutile suggerirne uno a priori tra i vari Basecamp, Asana, Slack o Trello (e tanti altri ancora). In linea di massima, tenete presente che il gestionale deve permettervi di coordinare un gruppo di lavoro offrendo lo spazio sia per i confronti individuali che per lo scambio di file che, infine, per i confronti collettivi.
Altro fattore fondamentale, soprattutto per evitare che di ottenere, anziché vantaggi, ritardi e rallentamenti, è assicurarsi che tutti imparino a utilizzare il tool almeno nei suoi elementi essenziali, vale a dire negli spazi in cui inserire i file e gestire le conversazioni. Prendetela come un’esperienza di team building da remoto, magari affidando a ciascun membro del team la scoperta e la spiegazione di una sezione specifica.
2. La gestione di un team per obiettivi a breve, lungo e medio termine
Uno dei rischi del lavoro da remoto, come abbiamo detto, è quello di spersonalizzare l’intero contesto lavorativo. È facile, ad esempio, limitarsi ad assegnare compiti uno dopo l’altro senza dare una visione d’insieme, dimenticando che, mentre il contesto dell’ufficio fa sì che le informazioni circolino attraverso diversi canali, da remoto è il team manager a doversi incaricare di tutto.
Stabilite dunque un focus, e abbiate cura di coinvolgere tutti. Questo consentirà ai membri del team di capire l’obiettivo dei loro compiti. Dividete poi il lavoro con task a lungo, medio e breve termine, dandovi un tempo ragionevole. E, nel farlo, considerate un fattore fondamentale: la fiducia. Il rapporto di fiducia tra soggetti che lavorano da remoto è fondamentale, mentre ancora oggi si sente parlare di manager dalla mentalità ristretta che negano autonomia o, peggio, svalutano l’operato dei sottoposti per il semplice fatto che non si tratta di lavoro svolto alla scrivania dell’ufficio.
3. Comunicazione chiara
Come organizzare un team di lavoro avendo l’assoluta garanzia del fallimento del progetto? Trascurando la comunicazione. I collaboratori devono sempre avere un quadro chiaro e preciso dei mezzi di comunicazione e degli orari in cui possono raggiungere il team leader, e non solo delle varie fasi del progetto. In questo modo, in caso di incertezze, è possibile intervenire sul problema in modo tempestivo.
Molto importante, inoltre, è avere ben chiaro quali passaggi del progetto richiedono un maggiore sforzo, sia esso individuale e collettivo. Eventualmente, organizza una riunione perché si possa trovare la soluzione migliore tramite uno scambio di idee, incoraggiando tutti non solo a esporre i punti problematici, ma anche a proporre soluzioni. Uno degli aspetti positivi del lavoro da remoto, è che lo schermo consente di filtrare le interazioni, veicolandole così verso una maggiore pro attività. Stimolando, e allo stesso tempo limitando, la comunicazione verso l’analisi e la risoluzione dei problemi, si indirizza il team verso una comunicazione più costruttiva e proficua.
4. Non allentare la presa sulla professionalità
Mentre da un lato ci sono manager vecchio stampo convinti che lavorare da casa equivalga a grattarsi la pancia, dall’altro c’è chi, effettivamente, non ha timore di farlo – grattarsi la pancia – neanche durante una videochiamata. Non si tratta di una futile battaglia contro i pantaloni della tuta, ma dell’attenzione a quella che potrebbe essere una vera e propria tendenza a lasciarsi andare anche nelle prestazioni.
Se siete incaricati di gestire un team, sappiate che occuparvi anche di aspetti apparentemente futili vi permetterà di evitare che alcuni episodi di “pigrizia” si trasferiscano sulle modalità di lavoro. Ad esempio, fissate degli orari precisi entro i quali tutti devono essere reperibili, e cercate per quanto possibile di non consentire comunicazioni al di fuori dell’orario di lavoro stabilito. E se vengono fissati degli appuntamenti, mettete in chiaro che il fatto di essere sempre connessi non autorizza nessuno a fare ritardi nel partecipare a chiamate e riunioni.
